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FAQs Speak-Up

Nuestro canal Speak Up de Compliance permite a todas las personas que trabajan en T2O media y a terceros un canal de comunicación seguro para consultas o denuncias relacionadas con el cumplimiento normativo. Invitamos expresamente a toda la plantilla a comentar con sus responsables directos o con el departamento de Compliance cualquier duda o pregunta relacionada con las normas vigentes, a informar sobre cualquier conducta no conforme con las normas o ilegal ya sea una persona de la empresa o uno de nuestros colaboradores o socios. Esto servirá para evitar que un problema pequeño se convierta en un problema mayor.

 

¿Qué queremos conseguir con nuestro Canal Speak Up?

El objetivo del Canal Speak Up es ofrecer a cualquier persona vinculada con T2O media de algún modo (empleado, proveedor, cliente… etc) la oportunidad de realizar en cualquier momento consultas al Compliance Officer. Si el usuario/a no quiere comunicar su identidad, también aceptamos consultas o denuncias anónimas.

No toleramos ningún tipo de discriminación a personas que hayan denunciado o informado sobre posibles conductas fuera de lo establecido en el Programa de Compliance. Esto también se aplica en aquellos casos en los que una vez analizados los hechos se comprueba que la información no estaba justificada o que no se dispone de pruebas suficientes, a no ser que la denuncia haya sido infundada de forma clara y evidente con el objeto de perjudicar a otra persona.

 

¿Qué puede hacer el/la usuario/a con este canal de denuncia?

A través del canal de denuncia los/as usuarios/as pueden comunicarse con la empresa para:

  1. realizar cualquier consulta sobre las Políticas de compliance y plantear preguntas
  2. informar sobre cualquier hecho que puede estar relacionado con un posible incumplimiento por parte de la empresa o su plantilla, debilidades en el proceso, posibles riesgos u opciones de mejora

 

¿Por qué se puede usar este sistema tanto para consultas como para denuncias?

Nuestra integridad y respeto a las normas depende de todos. El incumplimiento de las normas o los comportamientos ilícitos pueden en el peor de los casos poner en peligro a la empresa o a determinados puestos de trabajo. Por ello, cada empleado/a o persona relacionada con la compañía debe prestar atención y tratar de forma abierta cualquier conducta llamativa que pueda derivarse de un incumplimiento y en caso de dudas sobre su propio comportamiento o el de sus compañero/as poder recibir el apoyo necesario. Nuestro objetivo es detectar debilidades lo antes posible para poder mejorar a tiempo.. Las preguntas también pueden servir para identificar necesidad de mejora.

 

¿Qué sucede con mi consulta o denuncia?

El Gestor del caso primero valorará lo siguiente:

  • Si se trata de una consulta que se puede responder inmediatamente, lo hará por el canal de comunicación que hayas seleccionado. Esto podría implicar también cuestiones adicionales para precisar los hechos, necesarias para entender la pregunta y poder responderla correctamente.
  • Si se trata de una denuncia de un posible incumplimiento, debilidad del sistema o posibilidad de mejora que deba ser analizado en detalle y que implique las medidas establecidas en los procedimientos de la empresa, se evaluará la necesidad de elevarlo al Comité de ética y una vez resuelto, se te notificará por el canal que hayas seleccionado. No obstante, en cualquier momento puedes solicitar información acerca del estado de tu consulta.

 

¿Cómo me protege el sistema cuando realizo una consulta o denuncia?

En primer lugar puedes seleccionar permanecer en el anonimato cuando realizas una consulta o denuncia. En este caso, puedes enviar una consulta anónima indicando un pseudónimo en los campos de identificación del denunciante, por ejemplo:

Nombre: Anónimx

Correo electrónico: anonimx@t2omedia.com

En caso contrario, para recibir una respuesta personal a tu denuncia, te rogamos que indiques algún dato de contacto (un teléfono y/o un correo electrónico como mínimo), aunque éste no evidencie de forma clara tu identidad, de modo que podamos darle seguimiento a tu denuncia.

Con independencia de lo anterior no toleraremos ningún tipo de discriminación ni perjuicio a las personas que comuniquen denuncias.  Esto también se aplica en aquellos casos en los que una vez analizados los hechos se comprueba que la información no estaba justificada o que no se dispone de pruebas suficientes, a no ser que la denuncia haya sido infundada de forma clara y evidente con el objeto de perjudicar a otra persona.

 

¿Qué sucede si mi consulta o denuncia se refiere a unos hechos en los que yo mismo/a puedo haber incumplido las normas o haber actuado de forma incorrecta?

Si tu denuncia o consulta implica descubrir un grave incumplimiento que hayas cometido, la mera denuncia no te protegerá frente a las consecuencias disciplinarias o legales que se deriven del incumplimiento. En la decisión que se adopte se podrá valorar tu aportación puesto que gracias a tu información se puede aclarar un incumplimiento y evitar riesgos mayores.

 

¿Se almacena mi consulta o denuncia en el sistema?

Sí, en el canal de denuncia se almacenan las comunicaciones que realices, así como la valoración según categoría y su importancia para poder realizar los informes correspondientes. En función de la importancia del caso – también se almacena una breve descripción, la respuesta dada o el resultado del análisis y las conclusiones del mismo.

Si se tratasen datos de carácter personal el registro y almacenamiento se realizará de acuerdo con las normas de protección de datos aplicables en cada momento. El traspaso automatizado de los datos almacenados no está técnicamente previsto y no tiene lugar.

 

¿Seré informado/a sobre el resultado?

Si quieres recibir información sobre el tratamiento y resultado de las investigaciones derivadas de tu comunicación o denuncia deberás indicarlo en la denuncia para poder recibir una respuesta de forma anónima. El gestor del caso te informará en la medida de lo posible sobre el resultado de la investigación y revisión y sobre los próximos pasos. Si no seleccionas la opción “permitir preguntas” no será posible informarte.

 

¿Se informa a la plantilla afectada o mencionada sobre mi consulta o denuncia?

Sí, por motivos de equidad y porque trabajamos con nuestra plantilla de forma transparente. No obstante, si existe riesgo de ocultación de hechos o pruebas o que se presione o perjudique a un/a empleado/a, entonces procederemos de otra forma.

 

¿Puede mi responsable directo/a, si lo exige, tener acceso a mi consulta o denuncia?

No. Tanto el primer receptor de la consulta o denuncia como el resto de personas en la empresa que gestionan las consultas están obligadas a tratar la información de forma estrictamente confidencial. Esto incluye que ninguna persona ajena al procedimiento de revisión podrá acceder a la consulta o denuncia. Tampoco podrá acceder a los resultados de la investigación.

 

¿Se realizará una investigación sobre la base de mi consulta o denuncia?

Si la denuncia o información se refiere a un incumplimiento, debilidad en el sistema o posibilidades de mejora, incluso si se trata de una consulta para solicitar ayuda o asesoramiento relacionados con el programa de Compliance, la empresa iniciará una investigación para estudiar el problema planteado y en su caso solventarlo. La empresa está obligada a investigar y tratar cualquier posible incumplimiento de Compliance en la forma apropiada.

Recuerda que el informar sobre algún dato de contacto o identificativo permitirá dar una respuesta concreta a tu consulta a través del canal que hayas solicitado en la misma. Asimismo, ten en cuenta que a través de los indicios aportados podemos identificar al denunciante. En cualquier caso, tu identidad será en todo momento tratada de forma confidencial.

 

¿Podrán terceros como por ejemplo la fiscalía o autoridades de investigación, autoridades de defensa de la competencia u otras administraciones tener acceso a mi consulta o al resultado de la investigación interna o iniciar investigaciones adicionales?

Las administraciones públicas pueden en el marco de sus poderes de investigación acceder a toda la información disponible en una empresa. La fiscalía o las autoridades de defensa de la competencia, por ejemplo, pueden obtener una autorización judicial y exigir la entrega de toda la información y documentos que existan en una empresa en relación con un hecho concreto o incluso realizar inspecciones en la empresa para obtener estos documentos. La empresa puede en parte evitar las inspecciones de oficio o que se requise entregando la información correspondiente.